Hướng dẫn làm hồ sơ du học Nhật Bản đơn giản nhanh chóng nhất

Bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn đơn giản và nhanh chóng để chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản? Với bài viết này, Sunny sẽ giúp bạn tìm hiểu các bước cần thiết để chuẩn bị một hồ sơ du học hoàn hảo, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực để chuẩn bị cho hành trình du học tại Nhật Bản. Với những hướng dẫn hồ sơ du học Nhật Bản được cung cấp dưới đây, bạn sẽ cảm thấy tự tin và sẵn sàng để đạt được mục tiêu du học của mình. Hãy bắt đầu và chuẩn bị cho một trải nghiệm du học tuyệt vời tại Nhật Bản ngay hôm nay!

Một bộ hồ sơ du học Nhật Bản đầy đủ nhất gồm những gì?

Nhật Bản là một quốc gia nổi tiếng với nền giáo dục phát triển và các phương pháp giảng dạy được cập nhật liên tục. Với sự hiện diện của nhiều trường đại học hàng đầu thế giới, du học Nhật Bản là sự lựa chọn hấp dẫn cho những ai muốn nâng cao kiến thức và trải nghiệm văn hóa độc đáo của đất nước hoa anh đào.

Tuy nhiên, quy trình xin visa du học Nhật Bản bao gồm nhiều bước phức tạp, trong đó có bước làm hồ sơ. Để bắt đầu quá trình xin visa du học, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ “đẹp” là rất quan trọng. Điều này đòi hỏi bạn phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết và đảm bảo tính chính xác và uy tín của hồ sơ. Đặc biệt, việc chuẩn bị giấy tờ chứng minh tài chính yêu cầu một mức độ tin cậy cao.

Dưới đây là danh sách những giấy tờ cần chuẩn bị cho một hồ sơ du học Nhật bản:

• Ảnh
• Căn cước công dân / CMND
• CCCD/CMND người bảo lãnh
• Hộ khẩu
• Hộ chiếu
• Giấy khai sinh
• Bằng cấp
• Học bạ và bảng điểm
• Chứng minh tài chính

Các bước hướng dẫn làm hồ sơ du học Nhật Bản

Học tiếng Nhật thật tốt

Để tự chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản, bạn cần nắm vững ít nhất trình độ N5 tiếng Nhật. Vì vậy, hãy đăng ký học tiếng Nhật để đạt trình độ này. Bạn có thể tự hỏi tại sao lại cần phải học tiếng Nhật tốt như vậy trước khi sang Nhật, đơn giản vì điều này sẽ mang lại nhiều lợi thế cho việc xét duyệt hồ sơ và tham gia phỏng vấn, cũng như để hiểu rõ các thông tin liên quan đến việc làm hồ sơ từ trường mà bạn muốn đăng ký.

Tìm hiểu các thông tin liên quan trước khi làm hồ sơ du học Nhật Bản

Trước khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ du học, bạn nên tìm hiểu danh sách các trường Nhật ngữ và gọi điện để hỏi về quy trình tuyển sinh, thời gian nộp hồ sơ, giấy tờ cần thiết và cách nộp chúng. 

Các trường có thể có nhân viên hỗ trợ tiếng Việt, tuy nhiên nhiều trường lại không có nhân viên này, do đó bạn cần biết đủ tiếng Nhật để có thể hỏi và giải quyết các vấn đề cần thiết. Sau khi đã biết rõ và nắm được thông tin chính xác, bạn có thể bắt đầu chuẩn bị hồ sơ.

Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho một bộ hồ sơ đầy đủ

Giấy tờ liên quan đến các thông tin cá nhân

Ảnh 

• Tổng số ảnh: 20 chiếc (10 tấm 3x4cm, 2 tấm 4,5×4,5cm, 8 tấm 4x6cm).
• Quy định về ảnh: Ảnh nền trắng, áo sơ mi trắng, chụp trong vòng 3 tháng trở lại.

Giấy khai sinh

• 2 Giấy khai sinh bản sao đã được công chứng.
• Lưu ý: Giấy khai sinh bản sao có công chứng phải có số quyển và số hiệu ở góc bên phải. Thời gian công chứng trong vòng 6 tháng kể từ ngày mà nộp hồ sơ du học Nhật Bản.

Chứng minh nhân dân / Căn cước công dân

Với du học sinh:

• Cần 2 bản sao CMND / CCCD đã được công chứng, rõ ràng.
• Có giá trị trong vòng 6 tháng gần đây.
• 2 mặt của CMND / CCCD cần được in trên cùng một mặt của giấy A4.

Với người bảo lãnh:

• Cần 2 bản sao CMND / CCCD có công chứng, rõ ràng.
• Có giá trị trong vòng 6 tháng gần đây.
• 2 mặt của CMND / CCCD cần được in trên cùng một mặt của giấy A4.

Hộ khẩu gia đình

• Số lượng bản sao được công chứng là 2.
• Trong trường hợp người bảo lãnh và học sinh không có cùng địa chỉ hộ khẩu, thì yêu cầu nộp hộ khẩu của người bảo lãnh.

Hộ chiếu

• Số lượng bản gốc là 1.
• Nếu muốn thanh toán bổ sung, thì phải hoàn thành trước thời điểm xuất cảnh ít nhất 2 tháng.

Giấy chứng nhận việc làm của sinh viên (nếu đã từng đi làm)

• Cần chuẩn bị bản chính cùng với 2 bản sao đã được công chứng, chứa chữ ký của công ty và đóng dấu thời gian từ tháng/năm đến tháng/năm nào. 
• Bên cạnh đó, còn phải cung cấp thông tin về tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và số thuế.

Giấy khám sức khỏe

• Được tiến hành theo hướng dẫn của công ty (có thể gửi đến sau).

Thông tin về trình độ học vấn

Bằng cấp:

• Đối với những ứng viên đã tốt nghiệp, cần cung cấp bằng tốt nghiệp trung học/cao đẳng/đại học. Nếu chưa tốt nghiệp, thì cần cung cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT.
• Tổng số bản cần nộp gồm 1 bản chính và 2 bản sao được công chứng.

Học bạ, bảng điểm:

• Cần nộp bảng điểm trung học hoặc bảng điểm trung cấp/cao đẳng/đại học.
• Số lượng bản cần nộp là 1 bản chính và 3 bản sao được công chứng.

Chứng minh tài chính

• Để chứng minh tài chính, cần có sổ tiết kiệm với số dư tối thiểu 500 triệu đồng và chứng minh nguồn thu nhập tối thiểu 300 triệu đồng/năm.
• Đối với gia đình kinh doanh riêng, cần cung cấp giấy phép kinh doanh, kê khai thuế môn bài trong 3 năm gần nhất.
• Nếu là cán bộ, cần có xác nhận công việc, bảng lương, và quyết định bổ nhiệm.
• Nếu là nông dân, cần cung cấp sổ đỏ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và bản kê khai thu nhập trong 3 năm gần nhất (đã công chứng tại địa phương).
• Nếu là trường hợp góp vốn kinh doanh, cần cung cấp hồ sơ góp vốn, cổ tức, lãi suất, và các giấy tờ liên quan khác.

Lưu ý: Nếu bạn không đủ giấy tờ để chứng minh tài chính, có thể liên hệ du học Sunny hỗ trợ xử lý hồ sơ nhé!

Sơ yếu lý lịch

Để đầy đủ hồ sơ, sơ yếu lý lịch là một phần quan trọng không thể bỏ qua. Thông thường, nhà trường cung cấp form sơ yếu lý lịch và các bạn phải điền đầy đủ thông tin vào đó, đảm bảo rằng thông tin phù hợp với các giấy tờ khác trong hồ sơ. 

Sau khi hoàn tất, bạn và người bảo lãnh ký vào form để nộp hồ sơ. Form sơ yếu lý lịch của trường được cung cấp bằng tiếng Nhật và tiếng Anh, do đó, bạn có thể sử dụng tiếng Anh nếu tiếng Nhật của bạn chưa tốt.

Chứng chỉ tiếng Nhật

Các trường Nhật Ngữ hiện nay đòi hỏi ứng viên phải có chứng chỉ tiếng Nhật ở mức tối thiểu là sơ cấp N5 khi nộp hồ sơ. Vì thế, nếu bạn muốn du học, đừng quên đăng ký thi năng lực tiếng Nhật. Nếu bạn chưa có chứng chỉ vào thời điểm nộp hồ sơ, bạn có thể nộp bản phô tô giấy báo dự thi. Bổ sung chứng chỉ sau khi có cũng được chấp nhận.

Dịch thuật

Sau khi thu thập đầy đủ giấy tờ cần thiết, bạn sẽ cần công chứng bản dịch hồ sơ sang tiếng Nhật. Nếu trình độ tiếng Nhật của bạn chỉ ở mức N5 hoặc N4, khả năng dịch thuật toàn bộ hồ sơ du học sẽ là rất thấp. Vì vậy, bạn có thể thuê dịch vụ chuyên nghiệp để có tốc độ nhanh và độ chính xác cao. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm kiếm một công ty tư vấn du học Nhật Bản uy tín để giúp bạn thực hiện quy trình nộp hồ sơ.

Kiểm tra kỹ các thông tin trong hồ sơ du học Nhật Bản

Các bạn cần thận trọng kiểm tra lại hồ sơ trước khi nộp để đảm bảo đầy đủ và chính xác, tránh sai sót. Nên sao lưu bản mềm của hồ sơ trước khi gửi bản gốc đến trường. 

Sau khi gửi, hãy liên hệ với dịch vụ chuyển phát để xác nhận hồ sơ đã được chuyển đi và với trường để xác nhận hồ sơ đã được nhận. Trong trường hợp hồ sơ bị mất, cần liên hệ ngay với dịch vụ chuyển phát để giải quyết vấn đề kịp thời và tránh mất thời gian nộp hồ sơ đến cục.

Sẵn sàng đợi trả lời điện thoại bất cứ lúc nào

Thỉnh thoảng, trường sẽ gọi bạn để thông báo về việc hồ sơ của bạn đã được tiếp nhận hoặc còn thiếu giấy tờ gì đó. Họ cũng có thể hỏi bạn vài câu về sức khỏe và tình hình hiện tại của bạn. Bạn muốn biết hôm nay là thứ mấy ở Việt Nam phải không?

Vì thế, đợi xác nhận từ trường và chờ đợi cuộc gọi điện thoại. Khi hồ sơ của bạn đã được trường nộp đến cục, hãy sẵn sàng để trả lời điện thoại khi cục liên lạc với bạn. Họ sẽ yêu cầu bạn cung cấp thông tin về hồ sơ của bạn, vì vậy hãy lưu ý và sẵn sàng trả lời nhé.

Một số lưu ý khác khi làm hồ sơ du học Nhật Bản

Để có thể vượt qua vòng xét duyệt của Đại sứ quán, bạn cần có một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác. Ngoài việc chuẩn bị những loại giấy tờ và thủ tục cần thiết, bạn cần lưu ý các vấn đề sau đây:

• Hãy chuẩn bị kỹ hồ sơ tốt nghiệp và nộp đầy đủ các giấy tờ liên quan đến trường THPT mà bạn đã học. Đồng thời, cung cấp thông tin chính xác về trung tâm tư vấn du học mà bạn sử dụng. Điều này cực kỳ quan trọng vì Đại sứ quán có thể gọi điện để phỏng vấn bạn.
• Nói “KHÔNG” với giấy tờ giả. Nếu bạn bị phát hiện nộp giấy tờ giả, thì visa sẽ bị từ chối. Điều đặc biệt quan trọng là, Đại sứ quán sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của những người liên quan để lưu ý khi cấp các loại visa khác. Vì vậy, bạn tuyệt đối không được nộp giấy tờ giả.

Tóm lại, việc làm hồ sơ du học Nhật Bản đơn giản và nhanh chóng không hề khó nếu bạn biết các bước thực hiện đúng cách. Bạn cần tìm hiểu kỹ thông tin về trường đại học hoặc trung tâm nghiên cứu mà bạn muốn đăng ký du học, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và tuân thủ đúng các quy trình và thời hạn đăng ký.

Đồng thời, việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn du học cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao khả năng được nhận vào trường đại học mơ ước của mình. Hy vọng bài viết hướng dẫn hồ sơ du học Nhật Bản của Sunny đã giúp ích cho bạn trong việc chuẩn bị hồ sơ du học của mình.